¿Será el gráfico un “Bombero”? Thomaz Caspary, Consultor de empresas y director de Printconsult.

Infelizmente encontramos al dueño de la mayoría de las gráficas, casi siempre con una manguera en la mano apagando incendios. Esta es la desnuda y cruda realidad de la actividad actual de la mayoría de los dueños y directores de empresas gráficas. Eso sucede mucho en el área financiera de la empresa. Se vuela para descontar un duplicado o se corre a la escribanía para no dejar un título ir hacia el “palo” (notaría de protestas). ¿Por qué sucede eso? Entregamos nuestros pedidos fuera de plazo, con problemas de calidad o aún dando mil disculpas a clientes que naturalmente no toleran estas disculpas por mucho tiempo. Después migran para otra empresa gráfica.
Nuestro personal de ventas no consigue vender lo que la empresa preconiza como meta, por falta de capacidad de ventas o por falta de capacidad de producción de la empresa. Simplemente vendemos. Si vamos a entregar, no sé. Nada fue planeado. Resta al dueño o director de la gráfica “dar un modo”, y apagar el incendio creado, de la mejor manera posible, sin quemarse con el cliente, con el proveedor de materiales ni con los bancos.
En Brasil las gráficas invierten muy poco en planificación y capacitación de personal. Sólo se piensa en el corto plazo. No capacitamos, pues es muy caro. El gráfico nunca ve a la capacitación como inversión y sí como costo. Por lo tanto, vivimos apagando incendios. La baja rentabilidad impide a la mayor parte del sector gráfico poder invertir más en equipamientos, software, capacitación de los equipos o para poder hacer proyectos que resulten en procesos de trabajo más económicos.
Los pocos que tienen la visión de planear, capacitar y aconsejarse con profesionales del área y que realmente siguen sus consejos, implantando un Plan de Negocios, las Buenas Prácticas, sistemas computarizados de gestión, así como nuevas tecnologías de producción y de ventas y marketing, continúan creciendo por la calidad de su equipo de profesionales, con preparación y formación adecuada. Muchas gráficas medias y pequeñas, sin embargo, compran capacitación, servicios y equipamientos como se compraran clavos. Se discute fundamentalmente el precio, pero no el contenido o la calidad.
¡Lean señores gráficos! Lean más periódicos, lean revistas como por ejemplo, Examen, Dinero y otras, principalmente las que tratan del área de negocios. Estudien e interpreten las biografías de empresarios y emprendedores brasileños de éxito y podrán capturar muchas ideas administrativas y gerenciales que harán a su gráfica dar mejores resultados. Es posible y más ventajoso administrar un león por día y bastante menos ventajoso salir por ahí matando varios leones o aún apagando incendios. Por lo tanto necesitamos creer más en la Administración y en los Administradores. No es porque somos dueños de una gráfica que sabemos administrar. Normalmente los dueños de empresas gráficas son centralizadores, pues no confían en nadie. No delegan por miedo. Existen otros, que creen que pueden quedarse de brazos cruzados, mientras que algunos (muchas veces el socio) hacen el trabajo por ellos. Creer que es posible cambiar, transformar y no meramente tocar sus negocios con artimañas de las más diversas es un asunto que la sociedad gráfica tendrá que debatir con urgencia.
Además de definir prioridades y la estrategia de cambio, hay muchas actitudes para que usted consiga el máximo provecho de su tiempo siendo más eficaz. Usted puede mejorar su productividad, prevenir problemas, reducir la postergación (el famoso dejar para mañana...), compartir el trabajo, simplificar el trabajo e involucrar a sus compañeros. Aquí van algunas reglas básicas:

Prevenga problemas: mejorando las comunicaciones con todas las personas de su organización, sus clientes y proveedores. Sea claro y preciso en sus instrucciones y oiga con atención cuando reciba informaciones e instrucciones. La comunicación deberá ser también hecha por escrito. Lea aquello que fue propuesto antes de hablar alguna tontería. Confíe todo, principalmente las informaciones técnicas. Cuando surja algún problema, pare y vuelva a ver dónde está el fallo. Actúe con rapidez para resolverlo antes que empeore; elimine sus causas para evitar su repetición.
Simplifique siempre que sea posible: acuérdese de que hay siempre una mejor manera de hacer las cosas. Busque maneras de hacer las tareas de modo más rápido, más fácil, más simple y menos agotador, evitando repetir las tareas.
Reduzca el desorden: líbrese de las cosas inútiles que saturan su local de trabajo. No quiera hacer cosas de las cuáles no entiende muy bien. Mantenga su local de trabajo siempre bien organizado, “jugando” afuera o guardando las cosas inútiles en este momento.
Sea más productivo: identifique la parte del día en que usted es más productivo y reserve esas horas para las tareas más importantes y difíciles. Decida qué herramientas de administración del tiempo combinan más con su estilo: computadora, palm-top, agenda, plantillas impresas, etc.
No se olvide de usted: una buena administración del tiempo puede ayudarlo a hallar tiempo para usted, su familia, sus amigos y su comunidad. Tiempo para gastar en usted, tiempo para ampliar su red de contactos, tiempo para ocio y actividades culturales y espirituales y tiempo para dedicarse a mantener un equilibrio entre trabajo y familia.

¿Qué es necesario para que las pequeñas y medias empresas gráficas crezcan y para que gestionen resultado?
El pequeño gráfico es en el fondo rehén del día a día, pues no tiene tiempo para planear nada. Como pasa todo el tiempo apagando incendios, corriendo detrás del banco, de buscar clientes, de proveedores que apenas los tratan porque son pequeños, acaba no haciendo lo esencial, que es pensar sobre su gráfica, leer periódicos y revistas y en las modificaciones que puede o debe hacer, informarse sobre la economía y el mercado, que es donde encontrarán oportunidades para desarrollarse e identificar amenazas que podrán destruirlos. Algunas consultorías del ramo gráfico, así como entidades como el SEBRAE, Sindicatos Patronales, ABIGRAF Regionales y la propia ABTG han trabajado muy bien en la capacitación de los pequeños y medios empresarios gráficos, pero aún hay mucho para hacer.
Otra cosa que el pequeño y medio gráfico y su personal debe hacer inmediatamente es conocer a su cliente interno. No basta sólo saber el nombre o quien es la persona que hace este o aquel trabajo. Conozca realmente el trabajo que esta persona realiza, sea esta persona un impresor, un vendedor o un auxiliar administrativo. Busque verificar en qué influencia el trabajo de él en el suyo, cómo crear una sinergia entre las personas o aun mejor, como uno puede ayudar al otro en sus funciones. Normalmente el dueño de la empresa no se preocupa mucho de que su operario conozca lo que el otro hace. Ahí puede producirse un error y el dueño acaba por llevar en la cabeza, por qué el servicio salió mal, no fue entregado en el plazo, pues ni entró en máquina, o aún, está listo y no fue despachado. El dueño acaba de crear al bombero de su propia gráfica. Mantenga a su cliente interno siempre muy bien informado. Siempre mantenga a su cliente interno al corriente de cómo andan sus ventas y de la solución de los problemas en los cuáles él estuvo envuelto. La satisfacción del cliente es problema de todos. El grado de compromiso es siempre mayor cuando las personas se sienten útiles y son llamadas para participar.
Así usted ya no necesitará ser el bombero de su empresa, pudiendo dedicarse a hacerla crecer y dar el resultado que usted espera. Buena Suerte! Transfórmese de Bombero en Empresario Gráfico.