La información es la llave del éxito

Por Thomaz Caspary, Consultor de empresas de PrintConsult Ltda.

Diría Vicente Matheus, presidente ya fallecido de un gran equipo de fútbol paulista, que la “Información es una arma de doble filo”. Cuando hablamos de información, principalmente en la Industria Gráfica, muchos piensan que se trata de un bicho de siete cabezas, y entonces una herramienta inútil. Mal sabe el gráfico que si no utiliza la información como arma de gestión de su empresa, puede perder dinero o hasta dejar de conseguir lucros mayores, solo por desconocimiento (involuntario) de lo que sucede en su empresa.

El intercambio de informaciones en todos los niveles de nuestra empresa ya sea para afuera, junto al cliente, o hasta entre departamentos pasa realmente a ser una “arma de doble filo”, o sea esta información para ser optimizada, necesita de conocimientos específicos de cada usuario de la información. Necesitamos las informaciones correctas así como también las informaciones completas en todos los sectores de la empresa. Todo comienza en la sección de ventas que provee informaciones para el precalculo. Si faltan informaciones, o éstas fueran incorrectas, tendremos errores, demoras en la producción de la propuesta y eventualmente pérdidas financieras. Por otro lado, las famosas promesas de los representantes de venta, o la presión que ejercen los clientes, no solamente para los tiempos de entrega sino también para la reducción de precios, nos obligan actualmente a tener informaciones correctas y confiables en todos los sectores de la empresa, ya sea en provisiones, en los costos o en la producción y productividad.

En este sentido, lnternet y la Intranet forman parte actualmente de la vida de todos y traen consigo el otro lado triste de la historia. Estas maquinitas maravillosas con sus software “supersónicos” crean un ambiente de trabajo estresante, caracterizado por las elevadas expectativas de nuestros clientes internos y externos. Las personas se sienten “embestidas” por la informática e son constantemente estresadas por eso. Para que esto no ocurra necesitamos de una serie de Normas y Procedimientos. Primero vamos a analizar un factor recientemente tratado por la revista Business Week que cuestiona la prisa y la locura generada por el reclamo de la informática en contraposición a la calidad de vida del usuario de esta tecnología. Se está repensando la frase americana “Do it now” (Hágalo ahora), para transformarla en “Do it with quality and without stress” (Hágalo con calidad y sin stress). Sin embargo esta actitud “sin prisa” no significa hacer menos ni tener menos productividad.

Significa sí, hacer las cosas de manera correcta, trabajando con más calidad y sin dejar de lado la productividad con mucha atención en los detalles y menos stress.

Para alcanzar esta meta, las gráficas van a precisar superar tres problemas cruciales. Entrenar al personal correctamente a través de las Buenas Prácticas de Fabricación (Normas y Procedimientos de trabajo) además de capacitar al personal para absorber la interdependencia entre las tecnologías dentro del lugar de trabajo. Nadie más en estos días, tiene la capacidad de ser y saberlo todo. El segundo problema se refiere a la gestión de las tecnologías gráficas que deben ser coordenadas por elementos con conocimientos técnicos suficientes en cada área. El tercer problema está en saber escoger el sistema de gestión adecuado a las necesidades de la empresa. Por lo tanto, es necesario investigar, no solamente el precio de los programas de gestión, sino también adecuar el costo-beneficio de estos programas.

Vimos en la recientemente realizada EXPOPRINT 2006, en San Pablo, una serie de novedades en programas de E-Calc, de Calcgraf y de Metrics. En el caso de Metrics, por ejemplo, pudimos observar la aplicación de sus sistemas en formato JDF (Job Definition Format), conectado al sistema PRINECT de Heidelberg. Así como también pudimos ver en la última IPEX en Birmingham (Inglaterra) que el sistema JDF (que se utiliza del CIP4 ( www.cip4.org ) vino para quedarse. También Calcgraf y Ecalc, pudieron mostrar el avance de sus sistemas de gestión de las áreas comerciales con control de propuestas, precalculo a distancia, CRM así como los diversos informes de la gestión comercial.

En la Gestión de Producción, el PCP, el Planeamiento de la Producción para los diversos segmentos del mercado gráfico y los controles de producción para el poscálculo y los análisis de productividad, a fin de mejorar el rendimiento de los equipos, como también sanar problemas de producción, tuvieron un avance significativo. Los sistemas de gestión administrativa y de gestión global de la empresa fueron beneficiados de la misma manera.

Por lo tanto la TI o más conocida como la Tecnología de la Información , está avanzando a grandes pasos en la industria gráfica y quien no se embarque va a quedar de primeras estancado y después desaparecerá. Sabemos que el impacto de esta “locura” que es la informática necesita ser ampliamente discutido y administrado dentro de nuestras empresas, pues ningún profesional, ya sea de ventas, precálculo, de planeamiento o producción y de las áreas administrativas deberá estar estresado, pues si esto ocurriese, la empresa perdería en competitividad, en calidad y principalmente en el resultado final. Solamente a través de un entrenamiento puntual, de una elección correcta y técnica, del tipo de información necesaria y de sistemas apropiados de gestión, podremos tener seguridad en nuestro trabajo y resultados positivos.

Algunas personas creen que deben correr atrás del tiempo. Eso genera ansiedad y estrés. Viven lo que va a ocurrir y no viven el momento presente. Todos sabemos que tanto para usted como para mí o mismo para el Papa, el día sólo tiene 24 horas. Precisamos aprovechar con sabiduría y conocimiento nuestro tiempo de trabajo y de descanso. Sólo podremos hacerlo si tenemos INFORMACIÓN. Esta información tiene que ser correcta, completa y en un plazo posible de hacer, pues aunque estemos con apuro, la confección de una impresión lleva su tiempo, sea digital o no. Piense en eso ¡y éxito!

Fuente: Printconsult Ltda. (11)3167-6939 - www.printconsult-caspary.com.br