Introducción

Probablemente, la falta de profesionalidad en la dirección de la producción sea uno de los aspectos más comunes en el sector de las artes gráficas. La herencia de la producción “artesanal”, junto con la dificultad en desarrollar sistemas que se adapten de forma suficiente a las necesidades particulares de cada caso, han dificultado esta evolución que, contrariamente, se ha producido de forma notable en otros sectores industriales.

Así como en el departamento administrativo de cualquier empresa existe un programa informático para el control de la economía de la empresa, por lo que se refiere a la producción, este control normalmente es muy deficiente. Esta claro que la existencia de sistemas normalizados en los departamentos administrativos se debe a las exigencias gubernamentales. Sin embargo, sobre la producción no existe ninguna exigencia exterior, de forma que cada empresa ha recurrido a sus propios mecanismos para desarrollar estos sistemas.

En este artículo pretendemos comentar los tres ámbitos más importantes en lo que se refiere a sistemas relacionados con la producción. Concretamente, dedicaremos un apartado específico para cada uno de ellos: sistemas de gestión de la producción, sistemas de planificación de la producción y sistemas de control de la producción.

Aunque en su concepción se trate de tres áreas suficientemente diferenciadas, existe una relación muy estrecha entre ellas, hasta el punto que muchos aspectos que se contemplan en un sistema, también se contemplan en otro. Incluso en muchas ocasiones es posible encontrar dos de ellos, o incluso los tres, como elementos de un único sistema.

Mientras que las expresiones “sistema de control de la producción” o “sistema de planificación de la producción” parecen suficientemente acotadas, la expresión “sistema de gestión de la producción” resulta algo más ambigua. De hecho, al hablar de sistemas integrados, en muchas ocasiones se utiliza esta denominación.

En inglés se utiliza con frecuencia el acrónimo MIS (Management Information System), que en español se ha traducido por SIG (Sistema de Información para la Gestión). Esta expresión describe bastante bien lo que se proponen los sistemas que describiremos en este documento, y en cada una de sus vertientes.

2.- Sistemas de gestión de la producción

2.1.- Descripción

Como hemos comentado en el apartado anterior, el concepto de sistema de gestión de la producción puede englobar los otros sistemas que describimos más adelante.

Sin embargo, en este apartado nos referimos al sistema que contempla todo aquello anterior a la realización del trabajo, y que tiene en cuenta especialmente los aspectos relativos al coste del trabajo.

En su aplicación informática, normalmente se habla de programas de presupuestos. En general, estos programas permiten también el lanzamiento de la orden de producción, como consecuencia de un planteamiento de trabajo preparado en el presupuesto. Para ello, el sistema precisa disponer de la información de características y posibilidades de producción de las instalaciones, así como de sus costes.

Además, el sistema puede permitir también introducir los tiempos (o costes) reales producidos en la realización del trabajo, para su comparación con los estimados y disponer del cálculo de desviaciones.

2.2.- Funciones del sistema

Un sistema de gestión de la producción eficaz y completo debe comprender los siguientes apartados:

Preparación de presupuestos: Se trata del apartado en el que, a partir de los parámetros y configuración de elementos de producción disponible, se preparan las estimaciones de cómo realizar el trabajo y su coste. A partir de su coste, se decide el margen de beneficio que se quiere obtener, para llegar al precio del trabajo. Naturalmente, todo lo relativo gestión de presupuestos preparados anteriormente, ya sea para modificarlo, completarlos o eliminarlos, también se incluye aquí. En este apartado debe ser posible también la preparación de presupuestos a partir de lo que entendemos como presupuestos maestros. Un presupuesto a partir de un presupuesto maestro puede precisar entre 2 y 5 minutos para su realización, dependiendo de la complejidad del sistema. Se ha comprobado que en la mayoría de casos (alrededor del 90%) los nuevos presupuestos pueden prepararse a partir de presupuestos maestros.

Emisión de órdenes de trabajo: A partir de los presupuestos realizados, una vez aceptados, se emiten las órdenes de trabajo correspondientes. En si mismo, este no es un apartado, si no que una consecuencia del anterior.

Trabajos: Se refiere a la operativa relativa a lo sucedido realmente con el trabajo, a nivel de tiempos y, consecuentemente, de costes. Este apartado debe permitir conocer la rentabilidad individual del trabajo e identificar los puntos en los que ese trabajo se ha desviado de lo esperado en el presupuesto.

Mantenimiento de las bases de datos: Todo programa de este tipo debe alimentarse de una serie de bases de datos que permiten relacionar los trabajos y presupuestos con los clientes, proveedores y elementos disponibles. Es necesario, pues, que el sistema disponga de las opciones de gestión y mantenimiento de las bases de datos de clientes, proveedores, tipos de materiales y otros stocks, etc.

Parámetros de trabajo: Tratamos esta base de datos aparte, ya que realmente es el elemento básico del cálculo. La fiabilidad del resultado depende de los datos que se introduzcan en este apartado. Nos referimos concretamente a información en cuanto tiempos de producción y a sus costes, características y limitaciones de los elementos de producción, etc.

Gestión de stocks: No todo sistema de gestión incluye este apartado, aunque creemos es fundamental si se quiere disponer de un sistema completo. Se trata de la operativa en relación al almacén y su relación con la producción real. El sistema debe conocer los trabajos en curso y sus necesidades, pudiendo emitir una orden de compra o reserva de stock si estuviera ya disponible. En este apartado es frecuente disponer de opciones como: registros de entrada, salida y reserva de stocks, emisión y modificación de pedidos a proveedores, inventario, etc.

Planificación: Es habitual que un sistema de gestión incluya un apartado orientado a la planificación. El sistema puede incluir diferentes niveles de mecanización. En cualquier caso, es algo suficientemente complejo como para poder merecer un programa específico en si mismo si el de gestión no lo contempla suficientemente. Por este motivo, en este documento trataremos este sistema de forma individual.

Gestión de documentos: En el proceso de realización de un trabajo desde el presupuesto hasta la entrega, existirá toda una serie de documentos relativos únicamente a ese trabajo, que normalmente el usuario debe poder configurar y adecuar a su estructura de documentos y necesidades. El sistema deberá permitir la configuración de los documentos más relevantes y de relación con los clientes, tales como presupuestos, orden de producción, albarán de entrega, etiquetas para expediciones, etc.

Informes: En cualquier sistema de este tipo existirá un gran número de informes relativos a la información contenida en el sistema. Así como en el punto anterior nos referíamos a documentación específica de un trabajo, en este caso nos referimos a documentación de consolidación de información. Es lo que normalmente entendemos por “listados”. Además de los listados sobre bases de datos existentes, se deben contemplar también listados obtenidos a partir de cálculos tales como rentabilidades por trabajos, unidades productivas o clientes.

Utilidades: Además de los apartados específicos descritos, es habitual encontrar apartados destinados a pequeñas rutinas auxiliares, necesarias para la buena operativa del programa.

2.3.- Aspectos importantes a tener en cuenta

Es fundamental que los datos introducidos en el sistema sean fiables para asegurar la fiabilidad de los cálculos y de las estimaciones. Es normal que el usuario tenga dificultades en disponer de la información que exige el sistema de forma fiable y que con frecuencia deba hacer suposiciones.

Mucha de esta información es suficientemente clara. Nos referimos a los tiempos de producción. En cambio, la información referente a los costes horarios de producción es más confusa.

Para llegar al coste horario de producción para cada unidad productiva se debe realizar un cálculo detallado teniendo en cuenta todos los costes que se pueden asignar de forma directa, así como los cargados de forma indirecta. Se debe tener presente que a través de los trabajos se deben recuperar todos los gastos que se generan en la empresa.

El cálculo del coste horario es algo que puede resultar complejo, por lo que no entraremos en detalle. Por otra parte, existen programas que tienen ciertas rutinas que permiten una aproximación a este cálculo. Con todo, es fundamental realizar un estudio minucioso en este sentido y disponer de la base para cálculos posteriores. Si es necesario, se debe acudir a consultores especialistas en el tema.

2.4.- Problemáticas en la implantación

Probablemente, el problema fundamental para la implantación de un sistema de gestión es tener el tiempo y la paciencia suficiente para la puesta en marcha.

Antes de la implantación, de un modo u otro se están cubriendo las necesidades que el sistema de gestión contempla. Probablemente, al principio exista un cierta desconfianza respecto a la fiabilidad del nuevo sistema.

En ocasiones, se realizan pruebas sin haber entrado los datos suficientes. En otras, se espera que el resultado de los cálculos corresponda con los cálculos que se realizaban hasta ese momento, sin tener en cuenta si la forma utilizada hasta entonces se basaba en los mismos valores, o si se realizaba de forma correcta.

Además de todo ello, normalmente los primeros cálculos pueden ser más lentos con el nuevo sistema que con el anterior, por falta de costumbre. Esto puede dificultar la agilidad en la implantación, y con el trabajo diario, llegar a desestimar el nuevo proyecto.

Por otra parte, es frecuente que la decisión de implantar un sistema de gestión tenga como objetivo fundamental mecanizar el área de presupuestos. Es habitual que hasta ese momento los presupuestos los realice una persona conocedora del conjunto del proceso. Por mucho que se trate de un sistema automatizado, dependiendo del sistema, en muchos casos será necesario que el usuario conozca el proceso de producción, para poder preparar presupuestos reales (que luego sean realizables en producción).

Si se pone a aprender el nuevo sistema a una persona no experimentada, sin conocer el proceso de producción, es posible que el proyecto fracase. Con todo, si se clasifican previamente los presupuestos y se dirigen los que se pueden realizar a partir de presupuestos maestros, estas personas menos experimentadas podrán realizar estos presupuestos de forma eficaz y con soltura, con unas pautas previas de trabajo.

Para conseguir una implantación con éxito, es fundamental que la dirección de la empresa crea en el proyecto, y que siga de cerca su evolución, apoyando a los empleado usuarios en este proceso.

2.5.- Automatización del sistema

En este caso, el sistema de gestión prácticamente solo tiene sentido si está automatizado a través de la informática.

Existen muchas opciones en el mercado, de diversos niveles y precios. La elección debe ser cuidadosa y asegurar que la implantación será simple, ya sea por facilidad de uso del sistema o por un buen soporte durante la puesta en marcha.

No aconsejamos desarrollar un sistema de este tipo de forma individual. En la mayoría de casos el proyecto no se finaliza, y si se consigue terminarlo, no se actualiza frente a nuevas necesidades.

Aunque un sistema estándar no responda exactamente a las necesidades de la empresa, debe tenerse en cuenta que se habrá diseñado pensando en la mejor forma de trabajar y para conseguir agilidad en el trabajo diario.

Otro de los aspectos importantes que la aplicación debe permitir es la transferencia de la información contenida a otras aplicaciones para su tratamiento, para completar el concepto SIG (o MIS) antes descrito.

En muchos casos, estas aplicaciones ya incluyen utilidades de facturación y contabilidad.

Sin embargo, estas son dos aplicaciones muy características que no son propias del entorno de las Artes Gráficas, si no que son más generales a cualquier tipo de empresa.

Por esta razón, en muchos casos estos programas no las incorporan, entendiendo que sería un encarecimiento innecesario del programa y que la facturación y contabilidad que se incorporaría quizás no sería competitiva respecto a la de la competencia no especializada.

En muchos casos, existen acuerdos con fabricantes de software más general y se tienen preestablecidos los enlaces.

Con todo, sería importante tener en cuenta la facilidad en establecer enlaces y la compatibilidad de estos enlaces con los de los programas elegidos para las aplicaciones complementarias.

Además de lo relativo a las aplicaciones administrativas, existen programas que permiten la transferencia de información relativa a los movimientos de stock para llevar este aspecto exteriormente o el enlace con programas de gestión de cargas de producción.

También es importante, en aquellos casos en los que esto sea necesario por la configuración elegida, el tipo y coste de la red necesaria para el conjunto de la instalación.

La configuración en red puede ser con un único programa central instalado en forma de estructura cliente-servidor o con un programa independiente para cada usuario con una base de datos de información común al conjunto.

En principio, no existe un preferencia clara en este sentido y ambas estructuras deben funcionar perfectamente.

Finalmente, como novedad importante en estos sistemas, ya están apareciendo las primeras opciones que permiten la realización de presupuestos a través de Internet. Existen dos opciones fundamentalmente. Por una parte existe la opción de que el cliente enlace con nuestra página web en Internet, y que realice sus presupuestos en base a presupuestos maestros.

Por otra parte, existe un opción probablemente más interesante, en la que los clientes disponen de un pequeño programa con nuestra base de datos, pudiendo realizar sus presupuestos de forma más rápida y ágil, mandando el pedido por Internet con tan solo pulsar un botón una vez finalizado el presupuesto. En esta opción, algunos fabricantes preparan a partir de la información de sus clientes (usuarios del sistema / impresores) diferentes bases de datos, de forma que los clientes finales pueden seleccionar entre diferentes proveedores cuál le oferta un mejor precio para ese trabajo en particular.

3.- Sistemas de planificación de la producción

3.1.- Descripción

Dentro del conjunto de sistemas de gestión de la información de producción, la planificación de la producción sea con toda probabilidad el sistema menos mecanizado.

Al hablar de sistemas de planificación nos referimos a los sistemas que permiten realizar una previsión de la dedicación de los diferentes recursos a cada trabajo de los que se deben realizar, dando información sobre el tiempo dedicado a cada operación, y en qué momento se producirá.

La implantación de este tipo de sistemas es realmente baja ya que de hecho, hasta hace poco tiempo, no existían sistemas suficientemente satisfactorios que sustituyeran los característicos sistemas de tarjetas, o incluso la intuición del planificador de la producción.

Durante tiempo se han desarrollado diferentes opciones. En la mayoría de casos, ya sea mediante tarjetas, listados ordenados o visualizaciones en pantalla, los sistemas se limitan a encadenar las operaciones una detrás de otra para conseguir completar la carga de trabajo en cada equipo.

Muchos sistemas no tienen en cuenta aspectos tan básicos como el hecho de que dos operaciones para un mismo trabajo no pueden realizarse normalmente al mismo tiempo. Por ejemplo, no es posible imprimir y realizar la encuadernación de forma simultánea, ya que antes de encuadernar se debe completar la impresión.

Además, el aspecto diferencial de un sistema de planificación es la capacidad y agilidad que tenga el sistema para prever el cumplimiento o no con las fechas requeridas de entrega. Normalmente, el sistema se limita a realizar el recálculo del momento de entrega en base a la redistribución manual que se haga de los trabajos.

Actualmente, existen opciones en las que el sistema reorganiza automáticamente los trabajos para cumplir con las fechas de entrega requeridas (siempre y cuando esto sea posible), teniendo en cuenta las prioridades establecidas.

3.2.- Funciones del sistema

Un sistema de planificación de la producción debe permitir realizar las siguientes operaciones:

Entrada de datos referentes al trabajo: Nos referimos a los datos de identificación del trabajo (número de orden de trabajo, cliente, referencia del trabajo, etc...), a los datos técnicos de producción (equipos y operaciones que participan y tiempo dedicad en cada operación), así como la imprescindible fecha de entrega requerida.

Información de recepción de elementos necesarios: Para la realización de un trabajo es necesario disponer de determinados elementos tales como el papel, la tinta o los fotolitos si los suministra el cliente. El sistema debe disponer de esta información para poder proseguir con la planificación. De nada sirve que se programe realizar un trabajo en un momento determinado si en ese momento no van a estar disponibles los materiales que se precisan.

Incorporación del trabajo dentro del flujo de producción: Una vez disponible toda la información del trabajo, debe ser posible incorporarlo al conjunto de trabajos “en cartera” para reprogramar la planificación. Debe ser posible ubicar el trabajo de forma manual, así como dejar que el sistema realice su propia planificación.

Nivel de prioridad: En muchas ocasiones no será posible cumplir totalmente con las necesidades de fecha de entrega. Es necesario, pues, establecer prioridades o criterios de ordenación. Probablemente con un cliente muy importante, o un trabajo que se refiere a un evento de una fecha, no se pueda retrasar la entrega. Se deberá, pues, establecer niveles de prioridad (recomendamos tres niveles) en función de estos criterios. A partir de esta asignación, frente a una imposibilidad de cumplir con los plazos de entrega, el sistema dará prioridad según el nivel establecido. En algunos casos, es posible indicar al sistema que ordene para conseguir el retraso en el menor número de trabajos posibles, o para que el conjunto del retraso del total de trabajos sea menor.

Solapamiento entre operaciones: A pesar de lo dicho anteriormente, en determinados trabajos es posible que haya operaciones que se solapen. Por ejemplo, en el caso de los libros se puede estar imprimiendo un determinado pliego y plegando uno impreso anteriormente. Estas posibilidades deben poder incorporarse en el sistema. Conjuntamente con ello, debe ser posible indicar si se permite que en un determinado equipo un trabajo quede interrumpido por otro, o si se prefiere que no existan interrupciones desde que se inicia el trabajo hasta que se finaliza.

Previsión de planificación: Naturalmente, el sistema deberá permitir una estimación de la planificación. Esta previsión deberá ser alterable de forma manual, o reasignando los criterios de ordenación automática.

Cambio manual del orden de los trabajos y alertas: Cualquiera de estos sistemas debe permitir colocar un trabajo en el momento que uno desee, sin necesidad de que se cumplan con los criterios de prioridades establecidos. Además, se debe poder “fijar” un trabajo para que cualquier automatización posterior no lo mueva en la programación. Sin embargo, es conveniente que el sistema disponga de alertas que informen sobre los riesgos de esa “reprogramación”, por falta de cumplimiento con otros trabajos (o con ese mismo), o por imposibilidad de realizar tareas de forma simultánea para ese trabajo.

Visualización de la planificación: Como consecuencia de la programación realizada, el sistema debe permitir visualizar de forma gráfica y descriptiva la planificación a la que se ha llegado, diferenciando trabajos por colores o con rasgos suficientemente significativos. Esta visualización debe poder variarse en términos de detalle, pudiendo incluir en un mismo espacio visual horas, un día, una semana, o un mes. Complementariamente, debería ser posible emitir un impreso de la planificación o generar un documento para la consulta en los diferentes departamentos (por ejemplo un PDF).

Realimentación del sistema: Si el sistema forma parte de un sistema integrado, debe ser posible actualizar la información de forma constante a partir de la realidad de la producción. El sistema que dará la información sobre la realidad de la producción es el sistema de control de la producción que se tratará más adelante.

3.3.- Aspectos importantes a tener en cuenta

Muchos de los aspectos importantes que se deben tener en cuenta ya se han comentado en el apartado anterior, en forma de requisitos en las operaciones que debe tener el sistema. Sin embargo, creemos importante insistir en determinados aspectos.

En primer lugar, se debe tener presente que un sistema de este tipo no puede funcionar de forma aislada, ni en momentos puntuales. Una vez se pone en marcha se deben incluir todos los trabajos para garantizar que la previsión es real.

Por otra parte, la confianza en el sistema se debe ir consiguiendo con el día a día. Inicialmente, la previsión puede ser simplemente una orientación, pero con la dinámica y el conocimiento del sistema, finalmente se consigue que un sistema de planificación adecuado y eficaz se prácticamente autónomo y que el usuario sea casi un simple lector e interpretador del resultado.

Lamentablemente, no existen programas perfectos (aunque algunos se acercan a ello). A pesar de que existen muchas operaciones que pueden empezar un día y continuar el siguiente, muchos sistemas mantienen toda la operación en el primer día y será el planificador quien deba partir el tiempo en los dos días.

Mucho más frecuente es encontrar sistemas que no permiten la superposición de operaciones consecutivas de un mismo trabajo. A menos que el planificador intervenga, el sistema no empezará a imprimir un pliego de un determinado trabajo hasta que las planchas para todos los pliegos estén disponibles. Otro ejemplo se podría dar con los procesos de plegado posteriores a la impresión de los diferentes pliegos de un obra.

La mayoría de los sistemas no establecen automáticamente la secuencia de planificación óptima. Se limitan a situar las operaciones en el día y turno correcto y dejan al planificador que establezca las prioridades. Por ejemplo, agrupar los trabajos según el tipo de colores, el mismo tipo de papel y/o tamaño, o la misma configuración de plegado, es algo que deberá realizar el planificador. Además, también deberá deducir los tiempos ahorrados por estas agrupaciones para obtener las nuevas fechas de entrega previstas.

Muchos de los sistemas insertan los trabajos por día o turno sin definir cuando una operación debe finalizarse para cumplir con las necesidades para la siguiente fase de producción. El resultado es que, a menos que el planificador indique cuando se ha producido un problema, el sistema no corrige las tareas posteriores. Esto no es un problema para los sistemas que recalculan automáticamente la nueva planificación.

Algunos planificadores encuentran dificultades en realizar cambios en la planificación en estos sistemas. Dicen que la pantalla del ordenador permite visualizar tan solo una pequeña parte de toda la programación y que el recálculo conlleva un tiempo y la nueva visualización se hace lenta.

3.4.- Problemáticas en la implantación

La mayor deficiencia de la mayoría de los sistemas de planificación es que no son suficientemente representativos de la realidad.

Por ejemplo, cuando la respuesta a una prueba por parte de un cliente llega más tarde de lo esperado, sucede lo siguiente. El planificador introduce la nueva fecha de llegada de la prueba aceptada y pregunta al sistema por la nueva planificación. El sistema resitúa entonces el conjunto de operaciones restantes del trabajo y muestra las inconsistencias generadas por el cambio, siendo el planificador quien debe encontrar la mejor opción.

Lo mismo se podría decir para cualquier alteración en los tiempos, la inclusión de un nuevo trabajo urgente, o la incorporación de retrasos imprevistos. El resultado es que el planificador debe dedicar un tiempo a probar las diversas opciones para encontrar el mejor plan de trabajo.

Ciertamente se trata de una limitación. Sin embargo, esta limitación es común a los sistemas manuales y, complementariamente, los sistemas informáticos aportan una ayuda mayor para la resolución de los conflictos, además de ser una herramienta realmente rápida para la realización de las diferentes pruebas de planificación. Además, existen sistemas más o menos inteligentes que pueden incluso solventar esta problemática.

3.5.- Automatización del sistema

La gran diferencia entre un buen sistema y un gran sistema es su capacidad de optimización.

Para la optimización se exige la incorporación de un conjunto de variables para cada trabajo, además de las propias ya descritas.

Entre estas variables, las más comunes son las relativas al nivel de prioridad de ese trabajo frente al conjunto, la posibilidad de solapamiento de las diversas operaciones y en que nivel, la importancia del cliente y del trabajo para la empresa, y el tiempo de retraso máximo.

Para cada una de las variables se podrá establecer diferentes niveles y permitir que el sistema decida.

Normalmente el sistema permitirá obtener diferentes planificaciones en función de los niveles de cumplimiento que se soliciten.

A pesar de que un programa de este tipo no sustituye al planificador, le resulta de gran ayuda. El planificador tendrá que tomar las decisiones críticas y dejar al sistema que realice el trabajo de cálculo. Con esta facilidad se ejercitará con un mayor número de distribuciones de trabajo y habrá más éxito de encontrar la óptima.

La respuesta frente a la posibilidad de admitir un nuevo trabajo será más inmediata y a su vez segura.

Complementariamente, estos sistemas representan una gran ayuda para la verificación del cumplimiento de los tiempos estimados por los sistemas de presupuestos. Son un excelente indicador de cuellos de botella.

Si además se trata de un sistema con recogida de datos de producción, se podrá conocer la situación de cualquier trabajo en tiempo real y su previsión de entrega, desde cualquier punto de la red del sistema.

4.- Sistemas de control de la producción

4.1.- Descripción y funciones del sistema

Hasta este punto, todo lo descrito se refiere a sistemas que “prevén” lo que puede suceder o lo que se espera que suceda. Los sistemas de control de la producción trabajan a partir de la información real sobre lo que ha sucedido en producción.

Nos referimos, pues, a los sistemas de recogida de datos de producción para su tratamiento, análisis y toma de decisiones consecuentes. El objetivo de un sistema de control de la producción no es la recogida de datos en si misma, si no la utilización de la información que se puede hacer.

En muchas empresas ha habido muchos intentos en este sentido, aunque en la mayoría de ocasiones el objetivo era el control del personal, más que el reconocimiento de lo que sucedía a nivel de producción.

El sistema de control de la producción debe dar información válida respecto a lo que sucede con cada trabajo, con cada equipo, con el conjunto de los operarios, y la incidencia que sobre todo ello tiene las decisiones en organización de la producción.

A través de la recogida de datos de producción debería ser posible descubrir áreas de mayor y menor eficacia, trabajos más o menos rentables, cuellos de botella, problemas de calidad, etc.

La información obtenida no es útil únicamente a efectos de conocer estos aspectos, si no que es especialmente necesaria en tres ámbitos bien distintos dentro de la actividad de la empresa.

Concretamente, con un sistema de este tipo será posible reconocer la productividad real, analizarla y conseguir un progreso continuo con las decisiones sobre acciones correctoras adecuadas.

En segundo lugar, permitirá conocer los ritmos reales de producción para utilizarlos en presupuestos, así como conocer los tiempos de dedicación efectiva de los equipos, necesarios para el cálculo de costes horarios.

Finalmente, será posible reconocer los trabajos en los que se es más competitivo, de forma que el departamento comercial podrá dirigir sus esfuerzos de forma más efectiva, consiguiendo, además, un mayor beneficio.

4.2.- Aspectos importantes a tener en cuenta

Es fundamental que el sistema sea simple y rápido en manos de los operarios. Los otros sistemas no exigían la participación del personal de producción (operarios), pero en este caso, su participación es fundamental y la fiabilidad de la información depende de ellos.

Es importante, pues, diseñar el sistema de forma que se adecue a las necesidades de la empresa y conseguir algo simple de forma que no haya un esfuerzo suplementario en manos de los operarios.

Por otra parte, desde el primer momento se debe educar a los operarios, ayudarlos en la utilización de sistema, y hacerlos partícipes de los resultados informativos que se consigan.

Una vez se consigan también resultados económicos, no sería mala idea hacerlos también partícipes en algún nivel, de manera que su motivación hacia el sistema y hacia la mejora de la productividad y la calidad fuera creciente.

La lectura de la información descrita por los operarios debe ser fácil. Para que esto sea posible, no se debe dejar que cada uno exprese su producción con sus propios criterios, si no que se deben establecer unos criterios comunes, utilizando codificaciones que expresen la mayoría de situaciones y operaciones.

Tampoco se debe exagerar en la cantidad de codificaciones. De momento, y en una fase inicial, se deben agrupar operaciones por similitud. El análisis de la información obtenida nos indicará la necesidad de incluir más subcodificaciones como detalle.

Además, es bueno que se vea algún significado en la codificación para facilitar su aprendizaje y su interpretación posterior. Por ejemplo, es útil que una codificación de impresión empiece por “IM”, o por “PR” una de preimpresión.

En este sentido, disponemos de codificaciones ejemplo y documentos de recogida de datos de fácil comprensión y uso.

Para que la información sea fiable, es imprescindible que se introduzca a medida que se va produciendo. No se debe esperar al final del día para introducir lo sucedido.

Con la información recogida no se debe simplemente recoger y registrar. Se debe poder obtener información útil para poder tomar decisiones en el área de costes, la de presupuestos y en productividad.

Para el área de costes, se debe poder disponer de aspectos tan relevantes como las horas efectivas de cada unidad productiva y los tiempos dedicados a cada trabajo para la comparación con el estimado y para la labor comercial posterior.

Por lo que se refiere a los presupuestos, se deberá conseguir de forma consolidada, por periodo, tipos de trabajo, equipos, etc. información relativa a los tiempos de producción.

Finalmente, para productividad se deberá obtener información sobre ineficacias. No se trata de una ineficacia puntual, si no de ineficacias constantes o comunes en un determinado departamento o fase de producción. Una vez identificadas estas ineficacias, se deberá establecer un plan de trabajo para identificar sus causas y establecer las medidas correctoras. El sistema deberá reconocer también el resultado de las medidas correctoras.

4.3.- Problemáticas en la implantación

Desde el primer momento se debe dejar claro que el sistema no persigue el control de las personas, aunque se debe reconocer que ello puede ser una consecuencia. De entrada, se confía en la buena intencionalidad del personal, y que dedican sus mejores esfuerzos para conseguir la mejor producción en el menor tiempo.

Se debe transmitir que el sistema pretende controlar el proceso, la forma de trabajar de la empresa, y no las actitudes de los operarios, que se da por supuesto que son las que deben ser.

Es importante que en los primeros días de utilización se comenten los errores de cumplimentación de la información requerida con los operarios, y que, si es necesario, se realicen reuniones comentando estas deficiencias.

Incluso es conveniente que, aún y no habiendo confusiones, exista un contacto con los operarios comentando algún detalle de la información aportada por ellos. Esto les hará ver que la información realmente se utiliza y que puede beneficiarlos.

A nadie le gusta trabajar con problemas. Cualquier persona prefiere llegar a casa habiendo realizado más producción, mejor, y con menos esfuerzo. Esto es lo que se debe transmitir a los operarios que el sistema pretende.

Otro de los aspectos que pueden hacer fracasar la implantación es la falta de constancia en el tratamiento de la información. Si los operarios ven que se acumulan las hojas sin ser registradas, si no ven un resultado directo de su esfuerzo por aportar la información, si un determinado día no se rellena una hoja y nadie dice nada, el fracaso está asegurado.

4.4.- Automatización del sistema

En el mercado existen diferentes opciones disponibles que permiten el tratamiento de datos de producción, cada uno de ellos con sus ventajas e inconvenientes.

Por lo general, se deberá encontrar un equilibrio entre el precio del producto y las prestaciones.

Sin embargo, existen una serie de puntos clave que pueden hacer variar las prestaciones y precio del sistema y que no siempre pueden ser necesarias para la aplicación que se pretenda.

Los siguientes apartados comentan los aspectos más importantes a considerar en la elección de un sistema de este tipo.

Forma de entrar los datos desde producción

Dentro de las opciones disponibles existen diferentes niveles en cuanto a la forma en la que se introduce la información.

a) Entrada manual sobre hoja diseñada

Por lo general, se trata del sistema más económico. Se basa en algún tipo de hoja como la descrita en este documento y se hace necesaria la introducción de los datos en el sistema informático posteriormente.

b) Entrada de datos en ordenadores en producción

Se trata de la disponibilidad de terminales de la red informática en la que se encuentra el sistema instalado, de forma que los propios operarios de máquina son los que entran sus actividades en el sistema.

Su precio puede oscilar notablemente de unos fabricantes a otros.

A pesar de que se pueda pensar que existe una dificultad importante en la formación del personal para la entrada de datos, el la práctica, normalmente la gente se adapta con bastante facilidad.

Este tipo de sistemas, normalmente permiten conocer la situación de cada trabajo de forma inmediata desde cualquier punto de la red del sistema.

c) Entrada de datos en terminales en producción. Sensores en máquina.

Se trata de una variante sobre el sistema anterior, en la que en vez de disponer de ordenadores propiamente de la red, se dispone de terminales especialmente diseñados en los que el operario accede a través de codificaciones particulares.

A pesar de poder parecer que al haber diseñado los terminales para ese tipo de captación de datos, hacen del sistema algo relativamente simple de implantar, en la práctica se ve que no existe una gran diferencia respecto a los sistemas con ordenador.

Existen opciones en estos sistemas como la identificación de los usuarios a través de tarjetas magnéticas o perforadas y la incorporación de sensores en las máquinas de producción para la verificación de la realidad de la producción y del tiempo de producción respecto a los datos entrados manualmente.

Acostumbra a ser el sistema más caro y tiene la limitación de que lo hace menos flexible frente a posibles evoluciones en la forma de captación de los datos de producción.

Flexibilidad del sistema y posibilidades de salida de información

Por lo comentado a lo largo de este documento, parece obvio que es fundamental que el sistema permita establecer codificaciones propias y sin limitaciones para la clasificación de los datos registrados.

Por otra parte, si el usuario no precisa de determinados niveles de detalle, dentro de límites, debería ser posible adaptar el volumen de datos necesarios a introducir en función de estas necesidades y no obligar a una entrada obligada de datos en casos innecesarios.

Los tiempos dedicados a cada actividad los debe calcular el propio sistema a partir de la entrada de las horas de intercambio entre actividades.

Además, para el tratamiento de datos y para la toma de decisiones en base al análisis de la información, debería ser posible, de forma indispensable, disponer de la información clasificada y agrupada, para cubrir las necesidades descritas en cuanto a costes, presupuestos y productividad.